Quando o documento é atualizado, possui habilitada a configuração "Notificar usuário quando houver atualização de cópia controlada" no cadastro do documento, e há cópias distribuídas nos locais, é necessário que essas cópias obsoletas sejam atualizadas conforme a nova revisão.
Dessa forma o módulo Documentos tem a funcionalidade de lembrar quem imprimiu as cópias ou o responsável do local de distribuição, que é necessário descartar as cópias obsoletas e imprimir novas.
OBS: O controle de cópias do módulo Documentos, permite controlar as cópias que estão presentes na área física, por isso sempre que uma nova cópia controlada for gerada é necessário excluir as cópias obsoletas da revisão anterior, para que os colaboradores da sua empresa sempre utilizem a revisão mais recente do documento. O módulo Documentos não armazena histórico das cópias.
Pois bem, na tela de detalhes do documento é possível saber quantas cópias foram feitas, para qual local foi impresso, para quem foi entregue, e quem fez a impressão, conforme ilustra a imagem abaixo.
Conforme eu comentei acima, o sistema irá gerar uma pendência para quem imprimiu as cópias anteriores para que as mesmas sejam atualizadas e as atividades da empresa sejam feitas conforme as novas definições. Dessa forma, assim que o documento for publicado, o responsável pela impressão irá receber um aviso no e-mail referente a pendência no sistema
Ao acessar o sistema, a pendência poderá ser localizada na tela de Tarefas, aba Solicitação, conforme ilustra a imagem abaixo. O sistema irá mostrar o status da pendência, o nome do documento, responsável, unidade organizacional, processo e também o prazo da pendência. Por padrão são 7 dias após a publicação do documento.
Ao clicar na pendência, o sistema irá abrir a tela abaixo, na qual o usuário deve selecionar para quem irá ficar a cópia e a quantidade a ser impressa. Para finalizar, basta clicar em Atualizar que o sistema irá gerar o arquivo a ser impresso. Caso a cópia não seja mais necessária, basta clicar em Descartar, que o sistema irá dispensar a atualização da cópia impressa no ponto.
