Para aprobar un documento, siga los pasos a continuación:
Acceda al menú Tareas y en la pestaña Elaboración, localice la tarea pendiente para aprobar el documento.
Al seleccionar la tarea pendiente, se mostrará la pantalla para visualizar el archivo elaborado para ser aprobado. Para ello, seleccione el botón Abrir archivo.
OBS: Si el documento tiene documentos asociados, también estarán disponibles para su visualización en la misma pantalla, justo debajo del archivo principal y de los anexos. Para verlos, haga clic en la flechita al lado del nombre del documento asociado.
En su tarea pendiente de aprobación también es posible editar la información del documento, si es necesario. Haga clic en Editar detalles para modificar el registro del documento. Cabe recordar que, para ello, es necesario tener el permiso habilitado en su nivel de usuario. Acceda a este artículo para más detalles.
Si se definió que el documento tiene validez con una fecha específica en su registro, en la pantalla de la tarea pendiente se mostrará la validez definida por el elaborador. De lo contrario, el campo no será visible.
A continuación, se mostrará el archivo elaborado. Léalo y, si está de acuerdo con la información, haga clic en Aprobar.
Después de aprobar el documento, el sistema informará que será publicado y ya estará disponible para consulta.
Para volver a la pantalla de tareas, haga clic en el botón Ir a tareas o, para ver la lista maestra de documentos, haga clic en Ver en la lista maestra.
Si el documento aún no está conforme y necesita ajustes, haga clic en Rechazar, indique el motivo del rechazo y luego haga clic en Rechazar en la parte inferior de la pantalla.
Después de rechazar, el documento regresará al elaborador para realizar los ajustes necesarios.
Notificaciones por correo electrónico
Tan pronto como el documento sea publicado, los usuarios involucrados en la revisión del documento e incluidos en el campo de notificación por correo electrónico recibirán un correo avisando de la publicación del documento.