Cuando se solicita una revisión de documento interno, ya sea por que expiró su validez o por solicitud de un usuario del sistema, esta será direccionada para el elaborador del documento que va a verificar si los motivos presentados son razonables y justifican la solicitud.
El elaborador va a recibir un e-mail similar al que se muestra en la imagen de abajo, informando el documento para el cual se solicitó la revisión y el motivo. Por defecto el plazo para finalizar la etapa de revisión es de 7 días a partir del día que se realizó la solicitud.
Cuando el aprobador recibe el pendiente de la nueva revisión, debe ingresar al sistema y seguir los pasos a continuación:
- Localice en la pestaña de Inicio el documento interno que requiere la revisión.
- Hacer clic en el pendiente para abrir la Solicitud de nueva revisión, donde se resalta en amarillo quién solicitó la revisión del documento y el motivo.
- En esta ventana puede realizar las siguientes tareas para responder a la solicitud de revisión:
- Revisar: El usuario está aceptando la revisión del documento y debe ingresar el motivo y Guardar.
- Al guardar la revisión del documento, el sistema solicita que los responsables sean notificados, después de Confirmar la notificación, se crea el pendiente de elaboración para su responsable y continúa el ciclo normal de publicación de un documento (elaboración, consenso y Aprobación).
Si utiliza la opción Alterar, puede editar los responsables por cada etapa y la fecha de validez:
- Desactivar Documento: El usuario está desactivando el documento, debe ingresar el motivo de la acción y hacer clic en Guardar, el documento podrá ser consultado pero estará en estado Inactivo
Al confirmar la desactivación, el aprobador y elaborador reciben un e-mail con la información sobre la acción.
Transferir decisión: en caso de que el usuario no se encuentre calificado para tomar la decisión de revisión, por haber cambiado de sector por ejemplo, puede transferir el pendiente para otro usuario del sistema. Después de seleccionar el nuevo responsable debe hacer clic en Guardar. En este campo solamente aparecerán listados los usuarios que estén en el campo de permiso de acceso al documento, los responsables por las etapas y el usuario que registró el documento en el sistema.
El nuevo responsable recibe el pendiente con la información de quién lo transfirió y el motivo de la solicitud de revisión.
Descartar solicitud: El usuario decide que la revisión no es necesaria y la descarta, debe ingresar el motivo y Guardar el cambio.
El usuario que solicitó la revisión recibirá la notificación del rechazo de la misma vía e-mail.
Eliminar del sistema: Si el usuario está seguro de que el documento ya no es necesario o que fue registrado de forma errada, lo puede eliminar. El sistema solicita la confirmación de eliminación y el documento ya no puede ser recuperado mas en el sistema.
- Revisar: El usuario está aceptando la revisión del documento y debe ingresar el motivo y Guardar.
Puede ver el paso a paso en el siguiente vídeo: