Después de que el documento se publique en el sistema, estará disponible para consulta y para sacar copias que puedan estar disponibles en las respectivas áreas. Esta característica permite imprimir copias de documentos que se controlan, evitando así que el contenido se copie o cambie de forma no autorizada. Para cada copia impresa se almacena un registro que permite mantener el control y la trazabilidad de las impresiones realizadas.
- Realice la consulta del documento interno por medio de la ventana de consulta.
- Hacer clic sobre el documento deseado y se abre la ventana de Detalles del documento. Para imprimir una copia del documento el usuario debe tener permiso, así el ícono de impresión queda habilitado y el usuario puede optar por imprimir una copia controlada o no controlada.
- Al clicar en Imprimir copia controlada el sistema abre una ventana para seleccionar las propriedades de la copia controlada:
- Seleccione el lugar en el que la copia quedará localizada (Punto de distribución). Para registrar un nuevo punto de distribución, clic en (+ Nuevo). Y para modificar el nombre de un punto de distribución, seleccione el punto y clique en el ícono del lápiz.
- Seleccione el usuário que va a ser el responsable por la copia (Responsable)
- Escoja la Cantidad de copias que serán impresas y finalmente clique em Guardar.
- El sistema va a descargar el archivo en el computador del usuario, para que posteriormente pueda ser impreso físicamente.
- Al abrir el documento para impresión, note que en el pie de página tendrá una notificación de Copia controlada
Después de imprimir la copia controlada, puede consultar para cual punto fue distribuida y a quien, ingresando a la ventana de detalles del documento y visualizando el menú Permisos/Copias distribuidas. Si necesita editar la cantidad de copias o eliminar puede consultar este artículo.
- Al clicar en Imprimir copia no controlada, no es necesario configurar ninguna información, el sistema descarga el archivo inmediatamente en el computador del usuario, para que sea impreso posteriormente. En la impresión de copia no controlada también se tiene una notificación en el pie de pagina del documento así:
Otra forma de imprimir copias del documento es por medio de la ventana de visualización, como se muestra en la imagen:
En caso de que el sistema no esté descargando los archivos en su computador, por favor lea este artículo.