Así que el plan de acción es validado, los involucrados en la ejecución del plan de acciones serán avisados a través de e-mail para iniciar el desarrollo de las acciones, es decir después de entender lo que realmente sucedió, está en la hora de tomar las medidas necesarias para sanarlo.
Cuando una acción es realizada, usted debe ingresar al sistema, adicionar la evidencia y finalizar la misma, para eso localice el pendiente en su ventana de inicio, el cual estará identificado con la cantidad de acciones que usted debe realizar. En el siguiente ejemplo, el usuario tiene 3 acciones en su nombre para implementar.
- Al localizar el pendiente de las acciones en la ventana de inicio, hacer clic en la flecha para despegar la lista de las acciones y verificar cuales están pendientes para usted.
- Al expandir el plan, el sistema va a mostrar todas las acciones que fueron creadas y el plazo e cada una. Todas las acciones asignadas para su usuario estarán destacadas en negrita.
- Para saber los detalles y finalizar la acción, hacer clic sobre la misma.
- Se abre la ventana para visualizar los detalles de la acción e ingresar la evidencia para finalizar la misma:
- Al inicio de la ventana se muestra el titulo de la no conformidad, donde también puede visualizar el año, código y revisión del registro en cuestión.
- Haciendo clic en + detalles, puede visualizar de una forma mas detallada todos los datos, incluyendo la información de las disposiciones iniciales.
- Los siguientes campos muestran información del origen del plan de acción en la etapa 2.
- El campo Evidencia es obligatorio en este debe ingresar la descripción de lo que fue realizado para finalizar dicha acción.
- El campo Adjunto es opcional y puede utilizarlo para inserir un archivo que confirme o complemente la evidencia descrita en el campo anterior.
- Si solamente desea guardar la información ingresada en la acción, para continuar o finalizarla en otro momento, puede hacer clic en Guardar, así la acción continuará abierta. .
- Sin embargo si ya fue recolectada toda la evidencia para cerrar la acción, haga clic en Finalización de acción. Después de que la acción es finalizada, no es posible modificarla, a no ser que el responsable por el seguimiento del plan reabra la misma.
- Al finalizar la acción, el sistema va a actualizar la cantidad de acciones abiertas en el plan y en la columna de plazo se notifica con un símbolo de check que esta ya fue finalizada, entre paréntesis aparecerá la fecha en que la acción fue realizada.